Excel üzerindeki tablolar, pek çok işletmenin veri düzenlemede en çok kullandığı yöntem. Müşteri ilişkileri takibinde de durum farksız. Kullanım alışkanlığı dolayısı ile Excel müşteri takibi, satış takibi ve rapor oluşturmada tercih edilen birincil program. Ancak, gitgide dijitalleşen ve büyük veri yığınlarının etkisinde kalan işletmeler için müşteri verilerini Excel üzerinden kontrol etmek, çeşitli zorluk ve dezavantajları da beraberinde getiriyor. İşletmeniz büyüdükçe ve müşteri kitleniz arttıkça satış takibi için daha ölçeklenebilir bir programa yönelik ihtiyaçlar ortaya çıkıyor. Bunun yanında, Excel’de düzenlenen verileri izlemek için yine birden çok farklı tablo/sekme kullanılıyor. Bu bile başlı başına karmaşıklık yaratırken oluşan datanın satış personellerine aktarılması noktasında ve satış personelleri tarafından müşteri takip formlarının dijitale aktarımı konusunda yaşanan veri kayıpları, birçok yönetici tarafından Excel’in satış ve müşteri ilişkileri yönetiminde yetersiz kaldığı yorumlarını beraberinde getiriyor. Peki gerçekten durum böyle mi?

Her geçen gün daha fazla işletme Excel müşteri takibi formu yerine müşteri ilişkileri yönetiminin bütünsel şekilde çalıştığı CRM programlarına yöneliyor. Bir CRM programı ile işletmenizin tüm verilerini tek bir yerde saklamanız, satış personellerinizin etkinliklerini takip etmeniz ve kolayca rapor almanız mümkün. Excel ile CRM programları karşılaştırması sayesinde gelişmiş bir CRM uygulamasının işletmenize katacağı değerleri analiz edebilirsiniz. Bu konu hakkında daha ayrıntılı bilgi edinmek istiyorsanız işte Excel’i bırakıp CRM’e geçmeniz için 8 neden:

 

  1. Yaşanan Zaman Kaybı ve Veri Konsolidasyonu Problemi

Excel’de müşteri takibi yapmanın zaman kaybı, yalnızca verilerin sisteme yüklenmesiyle sınırlı kalmıyor. Satış verilerini faydalı istatistiklere dönüştürmek ve rapor oluşturmak için hesaplamalar, filtreler ve grafikler oluşturmak için de epey bir zaman harcamanız gerekiyor. Üstelik her farklı rapor için bunları yeniden oluşturuyorsunuz. Bununla beraber özellikle saha operasyonlarında sahadan gelen verilerin birleştirilip ortak dataya işlenmesi sürecinde tam anlamıyla veri kaosu yaşanıyor. İşlemlerin otomatikleştirildiği CRM uygulamaları, tüm bu adımların kolayca ve pratik şekilde yönetilebilmesine izin veriyor; zamanınız size kalıyor.

  1. Manuel Veri Giriş Zorluğu

Excel, işletmelerin çeşitli uygulamalarda kullandığı çok yönlü bir program olsa da tüm veri girişlerini manuel yapmanız gerektiği için yukarıda da bahsedilen zaman kaybının yanı sıra verimlilik anlamında da pek çok kayıp yaşatabiliyor. Excel’de müşteri takibi ve satış takibi gibi işlemleri yapabilmek için yönetici olarak sizin veya çalışanlarınızın manuel şekilde tüm verileri programa aktarması gerekiyor. Büyük veri çağının başlangıcındaki çağda özellikle dijital anlamda müşteri dataları bile muazzam hacimlerde veri anlamına geliyor. Bu nedenle Excel’de e-tablo oluşturmak için sadece müşteri datalarını girmek ve güncellemek bile inanılmaz ölçüde zaman alırken verilerin manuel aktarımında kişisel hata paylarına oldukça açık durumlar da oluşabiliyor.

  1. Eş Zamanlı Kullanım Sorunu

Excel’de çalışmak, ekibin iş birliği ve eş zamanlı çalışma yeteneklerini de oldukça sınırlayabiliyor. Excel dosyalarını iş arkadaşlarınızla paylaşarak veri akışını bir şekilde sağlamak mümkün olsa da bu dosyaların her bir bağımsız sürümü, kullanıcılarının aynı tablo üzerinde çalışmasına izin vermiyor. Bu noktada Microsoft Excel Online uygulaması önemli bir avantaj sağlasa bu tip çevrim içi platformlarda da daha az özellik bulunması (ki bu Excel’in müşteri takip için geliştirilmemiş bir program olması açısından oldukça normal), daha yavaş yüklenmeleri, biçimlendirme ve yazma sorunları oluşabiliyor. Tüm bunlara ilaveten iş arkadaşlarınızın üzerinde çalıştığı dosyaya acilen erişmeniz gerektiği zamanlarda işlemi manuel gerçekleştirmek için beklemeniz gerekiyor. Buna alternatif olarak dosyanın kopyasını oluşturabilir ve ardından diğer verilerle birleştirebilirsiniz. Ancak, CRM uygulamalarındaki eş zamanlı veri senkronizasyon özellikleri çok daha hızlı ve pratik şekilde çalışmanızı mümkün kılıyor.

  1. Potansiyel Satış Takibi, Otomatik Uyarılar ve Satış Planlama

Bilginin güç olduğu büyük veri çağında başarılı olabilmek, iş stratejilerinin ve operasyonlarının müşteri memnuniyetine katkıda bulunmasını sağlayarak dikkatle veri takibi yapılması gerektiği anlamına geliyor. İşletmeniz büyüdükçe ve müşteri ilişkileri geliştikçe Excel satış takibi dosyaları pek çok anlamda yetersiz kalabiliyor. Örneğin; Excel müşteri takibi listesi, size belli müşterilere yönelik satış fırsatları veya bu kişilere ne zaman takip çağrısı yapmanız gerektiği hakkında bilgiler sunmuyor. Ya da sahada çalışan bir satış personeliniz için etrafındaki müşterilerden hangilerine satış yapma potansiyelinin daha yüksek olduğunu göstermiyor. Bu durum, müşteri ilişkileri çağında büyük fırsatları kaçırmanız demek. Excel CRM programı alternatifi olarak pek çok anlamda çağın gerisinde kalarak işletmenizin verimlilik ve değer kaybı yaşamasına yol açabiliyor.

  1. Verileri Otomatik Yedekleme 

Excel dosyaları, veri girişindeki benzer süreçleri takip ederek sistem üzerinde kayıtlar oluşturuyor. Bulut bilişim uygulamalarının giderek yaygınlaştığı çağda, veri kaybı sorununa karşı yalnızca Excel yedekleri üzerinde çalışmak, işletmeniz açısından büyük bir riski üstlenmeniz anlamına geliyor. CRM uygulamaları, hesap verilerinizi otomatik yedekliyor. Böylece acil bir durum oluştuğunda kaybolan veya değiştirilen verileri geri yükleyebiliyor. Excel müşteri takibi uygulamalarında verilerinizi yedeklemek, depolamak ve korumak tamamen çalışanların ve yöneticilerin inisiyatifine bırakılıyor. Oysaki CRM uygulamalarında veriler, site dışında birden çok bulut ağında güvenli şekilde depolanıyor.

  1. Müşteri Desteği

Excel üzerinden e-tablo oluşturarak veri takibi gerçekleştirebilmeniz için raporları doğru şekilde almanızı sağlayacak eğitim ve donanımı ekibinize vermiş olmanız gerekiyor. Bu anlamda Excel sorumluluğundaki çalışanlarınızı eğitmeniz, veri girişini standartlaştırmanız ve hatta bir Excel sihirbazı kiralamanız gerekiyor. Oysa tüm bu işlemlerin CRM uygulamasındaki müşteri hizmetleri tarafından yapılmasını sağlayabilirsiniz. Donanımlı CRM müşteri ilişkileri hizmetleri; yazılımı ekibinize tanıtıyor, hesabınızı özelleştiriyor, iş akışları üzerinden bilgi veriyor, raporları nasıl hazırlayacağınız konusunda sizi veya ekibi aydınlatıyor, verileri nasıl içe aktaracağınızı ve çok daha fazlasını belirtiyor.

  1. Kişiselleşmiş Müşteri İlişkileri Deneyimi

CRM programı, merkezi bir müşteri veri tabanı görevi görüyor ve çeşitli iletişim ve pazarlama ile ilgili amaçlar için ideal bir kaynak oluşturuyor. Ayrıca CRM, işletmeniz ve müşterileri arasındaki tüm etkileşimleri tek bir veri tabanında takip etmenizi sağlıyor. Böylece CRM uygulamaları sayesinde işletmenizdeki bütün müşteriler için veri toplayabiliyor ve onların bireysel ihtiyaçlarına daha iyi yanıt verebiliyorsunuz. Tüm bunların ötesinde söz konusu müşterinin isteklerine göre daha kişisel bir yaklaşım da oluşturabilirsiniz.

  1. Gerçek Zamanlı Veri

Excel’de verileri depolamak, müşteriler hakkında bilgi sahibi olmanıza yetmiyor. Müşteriler hakkında detaylı veri analizlerini gerçekleştirmek uzun zaman alabiliyor. CRM uygulamaları ise olası satışlarınızı daha verimli bir şekilde yönetmenize ve satışları hızlı, basit ve uygun maliyetli bir şekilde izlemenize olanak tanıyor. Herhangi bir zamanda, herhangi bir yerde, iyi düşünülmüş stratejik kararlar almak için elinizde doğru verilere erişmeniz mümkün hale geliyor. Üstelik Excel CRM şablonu, dosyalarınızın kolaylıkla içe aktarılmasına da imkan sunuyor.

CRM Yazılımının İşletmenize Sağladığı Avantajlar

Değişim, kolay bir olgu olmasa da pek çok açıdan büyümenin, başarının ve ilerlemenin anahtarı. Bir CRM aracı seçmek, bu büyüme sürecinde işletmeniz için büyük bir atılım olabiliyor. CRM yazılımında veriler ve her türlü iletişim veriler tek bir veri tabanında saklandığından müşterilerinizin istekleri ve tercihleri ​​hakkında değerli bilgiler edinmenize imkan sunuluyor. Bu özellik, müşteri memnuniyetine odaklanmanıza ve daha verimli bir şekilde iş birliği yapmanıza, sık tekrarlanan sorunları izlemenize ve global analizler elde etmenize olanak tanıyor. Ekmob CRM aracı yönetim görevlerinizi otomatik hale getirdiği için ekibiniz değerli zamanlarından tasarruf ediyor; bu da daha önemli ve daha kârlı görevlere odaklanabilmenizi sağlıyor.

Siz de hemen şimdi müşteri verilerinizi daha iyi kontrol ederek satış verimliliğinizi artırmak için Ekmob CRM uygulamasını 14 gün ücretsiz kullanım imkanıyla hemen şimdi deneyin!

Yazıyı paylaş:

GÖRÜŞLERİNİZİ PAYLAŞIN

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir