Bayi Ağı Olan Firmalarda Saha Ekip Yönetimi

Günümüzde önemli perakende veya bayi ağı operasyonunda raflarda ürünleri konumlandırmak hem maliyetli hem de yönetilmesi çok zor operasyonlardır. Birçok firma bu operasyonları yönetebilmek adına ayrı bir yönetim ve saha ekibi konumlandırmaktadır.

Saha ekiplerinin görevleri, bayi ağı üzerindeki mağazalarda, ürünleri rafta devamlı güncel tutmak, stok seviyelerini ayarlamak, ürünlerin belirli bir plan ve programa göre sunulmalarını sağlamak, kampanya ve fiyatları devamlı güncel tutmak, yeni siparişler almak, satışa yardımcı aktivitelerde bulunmak ve bunların yanında rakiplerin ürünleri hakkında detaylı bilgi toplamaktır. Yöneticilerin görevi ise hem saha ekiplerini organize ve koordine etmek hem de ekiplerden gelen verilere anlık olarak ulaşıp bu verilere göre yönetimsel kararlar almaktır.

Bu süreç, yönetilmesi zor olmakla birlikte ekip sayısı arttıkça hiyerarşik anlamda işin içinden çıkılmaz bir hale gelmesine neden olmaktadır. Yönetimsel anlamda zaafiyetler başladıkça ekibinizin takvimini bilemez hale gelebilir, ziyaret ettikleri noktaları takip edemez, ziyaret edilen noktalarda yapılan süreçleri denetleyemez ve en önemlisi yönetimsel kararlar için gerekli olan sahadan gelen verilere çok geç ulaşır ya da hiç ulaşamazsınız.

Bu süreçlerin önüne geçmek için aşağıda bir kaç maddede önerimiz bulunmaktadır.

1)DOĞRU ZAMAN YÖNETİMİ

Ekiplerinizin ziyaret planlarını önceden organize edin veya ekiplerinizin takvimlerini organize etmelerini sağlayın. Önceden planlanan takvimler sayesinde ekibinizin o günkü tüm ziyaret noktalarını takip edebilir ve öncesinde gerekli öneri, istek ve uyarılarda bulunabilirsiniz. Ziyaret sonrasında ise hangi ziyaretlere istinaden veriler geleceğini önceden de bilmiş olursunuz ya da ziyaretler ile ilgili taleplerde bulunabilirsiniz.

Tüm ekibinizin takvimini görebileceğiniz konsolide bir takvim aracı seçin. Böylece tek bir takvim aracına bakarak ekibinizin ziyaretlerini tek yerden görebilir ve yönetebilirsiniz. İyi bir ekip yönetimi doğru ve performans odaklı planlanmış zaman yönetimi ile başlamaktadır.

2)ORGANİZE EDİLMİŞ GÖREV ve ZİYARET YÖNETİMİ

Ekiplerinizin ziyaret kalitelerini arttırın. Bunun için de bayi ağı üzerindeki, ekipleriniz ziyaret noktalarında ne kadar kalacağını, hangi görevleri yapacağını, kimler ile görüşeceğini ve hangi verileri toplaması gerektiğini önceden bilmesi gerekir. Bu akış her ziyaret için farklılık gösterebilir. Bu yüzden görev takip uygulaması ve planlama araçları kullanın.

3)MÜŞTERİ İLİŞKİLERİ YÖNETİMİ

Müşteri ilişkileri yönetimi araçları sunun. Saha ekibinin ziyaret öncesinde, ziyaret esnasında veya o noktaya daha önce yapmış olduğu ziyarete istinaden ziyaretiyle ilgili bilgilere ulaşabiliyor olması gerekir. Bu bilgiler ziyaretinin kalitesini arttıracak ve daha doğru kararlar almasını sağlayacaktır.

4)EKİBİNİZİ GÖRÜNÜR KILIN

Gün içinde bir çok yönetici saha ekibine telefon ile ulaşıp hangi noktaları ziyaret ettiğini, hangi noktaları ziyaret edeceğini öğrenmeye çalışmaktadır. Ve bunu her ekip çalışanı için ayrı ayrı yapmaktadır. Araç takip sistemleri veya operatör araçları bunu bir yere kadar raporlayabilmektedir. Ekibinizin hangi bayinize yakın olduğunu, hangi ziyareti bitirdiğini ve hangi ziyaretini gerçekleştirmek üzere yola çıktığını anlık olarak görüntüleyebiliyor olmanız bir yönetici olarak ciddi bir zaman tasarrufu sağlamınıza imkan tanıyacaktır.

5)EKİP İÇİ İLETİŞİM

Ekiplerin ve yöneticilerin açık bir iletişim ağı üzerinden haberleşmelerini sağlayın. Ekiplerin gün içinde yaptıkları ziyaretleri ve ziyaret noktalarında gerçekleştirdikleri süreçleri görmelerini sağlayın. Ayrıca ekibin üst yönetime veya takım arkadaşlarına herhangi bir iş süreci için ulaşabilmesini ve destek alabilmesini sağlamanız durumunda ekip içindeki motivasyonu daha üst seviyeye çıkartmanıza sebep olacaktır.

Kısaca açıklamaya çalıştığımız bu süreçlerin tamamının tek bir uygulama üzerinden yürütülebilmesi ve aynı zamanda yönetilebilmesi mümkündür. Ekiplerinizi mobil teknolojiler ile tanıştırarak gün içindeki tüm iş süreçlerini daha hızlı yapmalarını sağlayabilirsiniz. Bu teknolojiler size ekibinizi tek bir yerden yönetmenizi sağlamak ile birlikte ekibin tüm iş süreçlerini tek bir panel üzerinden görüntülemenizi ve raporlamanızı sağlayacaktır. Ekmob Saha Ekipleri Yönetimi uygulamasını hemen ve ücretsiz deneyebilir, ekipleriniz için uygulamaları Apple Store ve Google Play’den indirebilirsiniz.