Saha Satış Operasyonunda Raporlama

İletişimin gücü ve önemi son yıllarda hiç olmadığı kadar arttı, artmaya devam ediyor. İnternet’in ve akıllı cihazların yaygın olarak kullanımıyla alternatif iletişim mecralarının ortaya çıkışı, saha çalışmalarında etkili rol oynayarak çalışanlarının verimliliklerini ve toplam kârlılıklarını arttırmayı hedefleyen şirketlerin planlarını, bu yönde geliştirmelerine ortam hazırlıyor. Buradan hareketle saha satış operasyonunda raporlama, şirketlerin faaliyetlerini, kusursuz sürdürebilmeleri için göz ardı edilemeyecek unsurlardan biri oluyor.

Şirketler Devamlılığında Ölçümleme ve Raporlamanın Payı

CEO’lar, başkanlar ya da işletme sahipleri, görev aldıkları şirketlerde, satış ve müşterilere dair detaylara vakıf olamayabiliyor. Ancak şirketlerin işleyişinin sağlıklı olabilmesi adına, saha ekipleri başta olmak üzere satış raporu üzerinden; günlük, haftalık, aylık, üç aylık ve yıllık bazda raporlar alınması, şirketlerin devamlılığı için önem arz ediyor. Örneğin; haftalık olarak kaç satış yapıldığı, sırada bekleyen kaç işlemin olduğu, satış sürecinde potansiyel kaç satışın yer aldığı, potansiyel müşterilerin satışlarının hangi aşamada olduğu, her hafta portföye kaç müşterinin katıldığı ya da portföyden ayrıldığı, hangi satış personelinin daha etkin olduğu, pazarlama maliyetlerinin hangi değerde seyrettiği gibi verilerin takip edilmesi gerekiyor. Elbette bu verilerin doğru şekilde merkeze iletilebilmesinde, saha satış operasyonlarına katılan ekipler büyük pay sahibi oluyor. Saha satış personelinin kullandığı ekipmanlar, zaman yönetimleri ve daha pek çok unsur, raporlama noktasında belirleyici olabiliyor. Zira yapılan araştırmalar da bunu büyük ölçüde doğruluyor.

Dünyanın önde gelen şirketlerinde çalışan ve saha ekiplerini yöneten profesyoneller, saha ekiplerinin verimliliğinin ve satışların arttırılabilmesinin yolunun, doğru ölçümleme ve raporlamalardan geçtiğini belirtiyor. Bunun yanında satış raporları kadar önemli, hatta öncelikli ele alınması gereken konunun, zamanı verimli kullanma olduğu yapılan araştırmalarla gözler önüne seriliyor. Salesforce’un “A Day in Life of a Salesperson” adlı çalışmasındaki veriler, bunu tasdik ediyor.

Doğru Hamlelerle %72 Oranında Başarı Arttırma İmkanı

Saha satışlarında çalışan personel, araştırma sonucuna göre zamanının yalnızca %36’lık kısmını satış sürecine ayırırken %64’lük bölüm ise yönetimsel görevler, hizmet görevleri, seyahat ve hatta boş zamandan oluşuyor. Bu gibi değişkenlerin yöneticiler tarafından tespiti ve tespit sonrasında verimliliği arttırmaya yönelik aldıkları tedbirler, elbette raporlamalar aracılığıyla mümkün oluyor.

Araştırma verileri bunlarla bitmiyor. Satış sürecindeki işlemlerini otomatize eden ekiplerin başarılarını 7 kata kadar arttırdığı; gerçek zamanlı gösterge panelleriyle güçlendirilen, CRM etkileşimi sunan uygulamalarla çalışan yüksek performanslı saha satış ekiplerinin ise 11 kata kadar daha başarılı olduğu belirtiliyor. Ayrıca mobil uygulamalar aracılığıyla satış sürecini hızlandıran, müşterilerle ilgili verilere anında ulaşabilen ve merkezden gerçek zamanlı teklifler alarak müşterilerine sunabilen ekiplerin, %72 oranında daha başarılı olduğu ortaya konuyor. Tüm bunlara ek olarak, zamanını verimli değerlendirmek adında çeşitli prosedürel süreçleri kısaltabilen ekipler, başarılarını daha da yükseltebiliyor.

Verilerin Sahadan Nasıl ve Hangi Oranda Toplandığı Önemli

Bu veriler değerlendirildiğinde, saha ekibi yöneticilerinin takip ve kontrol ettiği, saha ekiplerinin ise gün içindeki faaliyetlerini kurgulayıp hayata geçirdikleri iletişim ve raporlama araçlarının kullanımı, tam bir gereklilik halini alıyor. Merkeze çok yönlü data akışı sunan araçlar; müşterilerin sipariş/tahsilat döngülerini, şirketten aldıkları mal veya hizmete dair memnuniyet ve eleştirilerini, yapılan anketlerle ilgili detayların elde edilebilmesini sağlıyor. Aynı zamanda ekiplerin o anki konumları, ihtiyaç halinde farklı bir rotaya yönlendirilmeleri, müşterilere gerçek zamanlı olarak teklif sunulması gibi senaryolar da ilgili araçlarla gerçekleştirilebiliyor.

Ancak kurumsal şirketlerin birçoğu, birbiriyle doğrudan bağlantısı olmayan dağınık uygulamalarla saha çalışmalarını kontrol altında tutmaya çalışabiliyor. Bu da iş gücünün verimsiz kullanımı, sahadan eksik veya hatalı veri toplanması, koordinasyon problemleri ve nihayetinde müşteri kaybının da dahil olduğu birtakım sorunları beraberinde getiriyor.

Ziyaret takvimi planlamaları, görev dağıtımı, ziyaret rota ve lokasyonlarının oluşturulması,  detaylı satış raporu hazırlanması, gerçekleştirilen toplantılara dair notların ve görsellerin eklenmesi, dinamik hazırlanan anket formlarıyla sahadan anlık veri toplanabilmesi gibi sayısız özelliğe sahip Ekmob, rapor hazırlama konusunda da çözüm sunuyor. Sektör, firma ve kullanıcı bazlı raporların hazırlanabilmesine imkan tanıyan uygulama ayrıca, sahadan gelecek dataların doğru segmente edilebilmesi için raporların; gruba, müşteriye ve saha ekibine atanabilmesine olanak veriyor. Dinamik biçimde rapor düzenleyebilen Ekmob sayesinde; satış raporu, stok durum raporu, promosyon raporu, mağaza durum raporu, rakip durum analiz raporu ve çok daha fazlası, kolayca hazırlanabiliyor. Bunun sonucunda müşteriler doğru şekilde takip ve analiz edilerek satışlar kademeli olarak arttırılabiliyor.