Sanal (Online) Toplantılarınızı 3 Adımda Geliştirin

-3 Dk Okuma Süresi

Sanal toplantılar, pandemi dönemi hayatımızda yer eden bir uygulamadır. Bu süreçte zorunlu hale gelen dijitalleşme sayesinde aynı şehirde olan toplantılar da sanal hale gelmeye başladı.

Sanal toplantılar eskiden de mümkündü. Ancak bazı şeyler mecbur kalınmadığı sürece aktif olarak kullanılmıyor. Oysaki sanal toplantılar, zaman ve para kaybını önlediği gibi verimliliği arttırıyor, iş-yaşam zaman dengesini destekliyor.

Biz de sanal toplantılarda işinize yarayacak ipuçlarını incelemek istiyoruz. İyi bir toplantı için yapılması gereken 3 şey:

1) Yapacağınız konuşmayı daha önceden hazırlayın

Sanal toplantılarda, fiziksel toplantılara oranla ilk dakikalar odaklanmak daha zordur. Konuşma hazırlayıp buna uygun olarak ilerlemek katılımcıların odaklanmasını kolaylaştıracaktır. Önceden yapacağınız konuşmayı hazırlayarak vurgu yapacağınız kısımları belirleyebilir ve detaylandırabilirsiniz.

Toplantı esnasında konudan konuya atlamak toplantı üyeleri arasındaki hâkimiyetinizi kaybetmenize sebep olacak ve dinlenme oranınızı düşürecektir. Ayrıca slayt hazırlayarak okumak sizin için ne kadar cazip gelse de kişisel olarak yapacağınız konuşmalar duyguyu daha iyi yansıtmanızı sağlar. Çünkü insanlar arası iletişimin %50’den fazlası görsel temellidir. Bu yüzden yüz yüze yapacağınız toplantılar daha verimli geçecektir.

2) İdeal zamanı ayarlayın

Sanal bir toplantı hazırlarken yaşanan zorluklardan en önemlisi herkes için uygun zamanı bulmaktır.

  • Farklı ülkelerdeki saat farkı: Saat farkı olacağından sizin toplantı yapacağınız saat 10:00 iken karşı tarafın 01:00 olabilir. Herkese uygun bir saat ayarlamak zorundasınız.
  • Çalışma saati: Aynı ülkede olmanıza rağmen bazen toplantı üyelerini aynı saatte toplamanız mümkün olmayabilir. Bunun başlıca sebebi diğer insanların farklı bir işinin olmasıdır.

Herkese uygun olan en mümkün zamanda toplantıyı yapmalısınız. Ancak katılamayan kişiler için toplantıyı kayıt etmeli ve mail olarak göndermelisiniz. Bu yöntem ile toplantıya katılamayan kişiler bile nelerle ilgili konuştuğunuzu bilir.

3) Uzun toplantılar için kendinize bir yardımcı bulun

Kamera karşısında durarak bir şeyleri anlatmak her toplantıda yeterli gelmeyebilir. Bazı zamanlar sohbeti yönetebilecek ve gerekli açıklamaları yapabilecek bir moderatör bulunması şarttır. Moderatör, sohbeti yönetmenin yanı sıra teknik işlerde de yardımcı olur.

Canlı yayınların en büyük sorunlardan biri olan yayın sıkıntılarını bulabilir, düzeltebilir. Sizi normal bir izleyici gibi izleyerek yayında yaşanan sıkıntıyı (Ses gecikmesi, sesin gitmesi, görüntünün donması, yanlış ekran paylaşımı vb.) anlık olarak size iletebilir veya kendi panelinden gerekli düzeltmeleri yapabilir.

Küçük toplantılarda moderatöre çok ihtiyaç duyulmasa da saatlerce sürecek toplantılarda olmazsa olmazlardan bir tanesidir.

Ayrıca videolarınızı daha sonra YouTube gibi ortamlardan herkesle paylaşarak hedef kitlenize ulaşmayı kolaylaştırabilirsiniz.

Biz de Ekmob olarak her hafta size fayda sağlayacak webinarlar düzenliyoruz. Webinarlarımızı Linkedin hesabımızdan takip edebilirsiniz.