Sanal (Online) Toplantılarınızı 3 Adımda Geliştirin

Sanal toplantılar, pandemi dönemi hayatımızda yer eden bir uygulamadır. Bu süreçte zorunlu hale gelen dijitalleşme sayesinde aynı şehirde olan toplantılar bile sanal hale gelmeye başladı.

Sanal toplantılar eskiden de mümkündü. Ancak bazı şeyler mecbur kalınmadığı sürece aktif olarak kullanılmaz. Oysaki sanal toplantılar, zaman ve para kaybını önlediği gibi verimliliği arttırır, iş-yaşam zaman dengesini destekler.

Biz de sanal toplantılarda işinize yarayacak ipuçlarını ele aldık. İşte iyi bir toplantı için yapılması gereken 3 şey:

1) Yapacağınız konuşmayı önceden hazırlayın

Sanal toplantılarda, fiziksel toplantılara oranla ilk dakikalar odaklanmak daha zordur. Konuşma hazırlayıp buna uygun olarak ilerlemek katılımcıların odaklanmasını kolaylaştırır. Önceden yapacağınız konuşmayı hazırlayarak vurgu yapacağınız kısımları belirleyebilir ve detaylandırabilirsiniz.

Toplantı esnasında konudan konuya atlamak toplantı üyeleri arasındaki hâkimiyetinizi kaybetmenize sebep olur ve dinlenme oranınızı düşürür. Ayrıca slayt hazırlayarak okumak sizin için ne kadar cazip gelse de yüzünüzün göründüğü konuşmalar duyguyu daha iyi yansıtmanızı sağlar. Çünkü insanlar arası iletişimin %50’den fazlası görsel temellidir. Bu yüzden yüz yüze yapacağınız toplantılar daha verimli geçer.

2) İdeal zamanı ayarlayın

Sanal bir toplantı hazırlarken yaşanan zorluklardan en önemlisi herkes için uygun zamanı bulmaktır.

• Farklı ülkelerdeki saat farkı: Toplantı yapacağınız saat sizin için 10:00 iken karşı tarafta saat 01:00 olabilir. Herkes için en uygun saat aralığını ayarlayın.
• Çalışma saati: Aynı ülkede olmanıza rağmen bazen toplantı üyelerini aynı saatte toplamanız mümkün olmaz. Bunun başlıca sebebi diğer insanların farklı bir işlerinin olmasıdır.

Herkes için uygun olan en mümkün zamanda toplantı yapın. Ancak katılamayan kişiler için toplantıyı kayıt etmeli ve mail olarak göndermelisiniz. Bu yöntem ile toplantıya katılamayan kişiler bile nelerle ilgili konuştuğunuzu bilir.

3) Uzun toplantılar için kendinize bir yardımcı bulun

Kamera karşısında durarak bir şeyleri anlatmak her toplantıda yeterli kalmayabilir. Bazı zamanlar sohbeti yönetebilecek ve gerekli açıklamaları yapabilecek bir moderatör bulunması şarttır. Moderatör, sohbeti yönetmenin yanı sıra teknik işlerde de yardımcı olur.

Örneğin canlı yayınların en büyük sorunlardan biri olan yayın sıkıntılarını bulup, düzeltir. Sizi normal bir izleyici gibi izleyerek yayında yaşanan sıkıntıyı (Ses gecikmesi, sesin gitmesi, görüntünün donması, yanlış ekran paylaşımı vb.) anlık olarak size iletir veya kendi panelinden gerekli düzeltmeleri yapar.

Küçük toplantılarda moderatöre çok ihtiyaç duyulmasa da saatlerce sürecek toplantılarda olmazsa olmazlardan bir tanesidir.

Ayrıca videolarınızı daha sonra YouTube gibi ortamlardan herkesle paylaşarak hedef kitlenize ulaşmayı kolaylaştırabilirsiniz.

Biz de Ekmob olarak her hafta size fayda sağlayacak webinarlar düzenliyoruz. Webinarlarımızı Linkedin hesabımızdan takip edebilirsiniz.