İki ya da daha fazla kişiyle eş zamanlı görüntülü ya da sesli konuşma sağlayan teknolojiye video konferans denir. Mantık olarak yüz yüze konuşma ile aynıdır. Karantina döneminde yüz yüze toplantılar azaldığı için en iyi alternatifi olan video konferanslar daha çok tercih edildi. Yani yaşadığımız bu süreç ister istemez dijitalleştirmeyi hızlandırdı.
Biz de video konferanslarınızdan daha yüksek verim alın diye işinize yarayacak bazı tüyoları sizin için derledik.
1-Konuşmanıza iyi hazırlanın
Video konferanslarda insanların dikkati yüz yüze toplantılara göre daha kolay dağılır. Bu sorunu ortadan kaldırmak için anlatacağınız konuyu en ilgi çekici şekilde aktarmanız gerekir. İyi hazırlanmış bir konuşmayı, sunum gibi görsel detaylar ile süsleyin. Bu tüm gözlerin ve kulakların sizde kalmasını sağlar.
2-Görsel kullanmaktan çekinmeyin
Dinleyicilerin dikkatini çekmek için video konferans sırasında görsel kaynaklardan yararlanın. Bu dönüşümlü olarak katılım oranını arttırır. Tabii ki tüm konferans boyunca dinleyicileri görsele boğarsanız bir süre sonra ilgilerinin dağılmasına sebep olursunuz.
3-Dinleyicileri birer katılımcıya dönüştürün
Konferansa katılan dinleyicileri pasif olarak bırakmayın. Mümkün olduğunca onlara sorular sorun ve onları eyleme geçirin. Bu sayede aktif olarak konferansa katılan dinleyiciler bir video izliyormuş havasına kapılmadan sizi dinler.
4-Konferans saatlerini belirlerken herkesi düşünün
Zamanınız kıymetli olduğu için ilk boş vaktinizde video konferans yapmak isteyebilirsiniz. Diğer yandan o saat dinleyiciler için pek uygun olmayabilir. Bu noktada konferansa katılacak olan diğer kişilerin de fikrini almanız en yüksek verim için gereklidir.
5-Kaliteli ekipman kullanın
Başarılı bir konferansın arkasında her zaman iyi ekipmanlar yer alır. Dinleyicileri rahatsız edecek bir mikrofon kullanmamalısınız. Görüntüleme cihazı kaliteli olmalı ve internet hızınız anlık bağlantılar için yeterli olmalıdır. Eğer bu şartlardan birkaçı eksik ise şimdiden dinleyici kaybetmeye hazır olun. Ayrıca eğer yapabiliyorsanız farklı programlar ile dış ses gibi gereksiz sesleri kapatabilirsiniz.
Video konferans ile satış yapacaklar için 5 öneri
Pandemi döneminde, müşteri ile yüz yüze gelemeyen satış temsilcileri de video konferans yöntemini tercih etmeye başladı. Video konferansların, yapılamayan saha ziyaretlerini telafi edebilmesi için bazı önerilerimiz var.
1-Yukarıdaki tüyoları uygulayın: Video konferans yaparken yukarıda verdiğimiz tüyoları kullanmak işinizi kolaylaştırır. (Konuşmanızı iyi hazırlayın, görsel kullanmaktan çekinmeyin, dinleyicilerinizi dâhil edin, ideal saat aralığını bulun ve kaliteli ekipmanlar kullanın)
2-Sabırlı olun: Küçük işletmeler ile beraber çalışıyorsanız karşınıza internetle arası iyi olmayan insanlar çıkabilir. Bazı sorunlar oluştuğunda potansiyel alıcılarınıza karşı nazik bir dille durumu anlatın. Örneğin; dış sesin çok olduğu bir ortamda mikrofonlarını kapatmayı önerin.
3-Beden dilini kullanmaktan çekinmeyin: Alıcınızla direkt olarak görüşemeseniz bile ona güven vermek açısından beden dilinizi kullanmaktan çekinmeyin. Sonuçta hazır metinleri sade bir şekilde okurken kimsenin ilgisini çekmezsiniz.
4-İstatistikleri kullanın: Sattığınız ürün bizzat alıcı tarafından kontrol edilmesi gerekiyor olabilir. Bu gibi durumlarda alıcıya ürünü kargo ile göndermeden önce satışlarınızda ki memnuniyet oranlarını sunun. Bu satışlarınızı pozitif yönde etkiler.
5-Ürünün gelecekteki potansiyelini anlatın: Salgın gibi dünyada kriz ilan edilen durumlarda insanlar temel gıda harici yatırım yapmak istemez. Alıcınız da bu şekilde düşünüyor olabilir. Kriz sonrası veya kriz anında, alıcınıza neden bu ürüne ihtiyacı olacağını anlatın.