Zaman Yönetimi İle Ekibin Performansını Arttırın

Zaman, bireylerin ve şirketlerin en değerli sermayesidir. Ancak zamanı verimli kullanmak sadece sermayeyi korumanıza yardımcı olmaz. Çünkü boşa geçen her dakikada satış fırsatlarının da kaçmasına sebep olur. Bu nedenle zaman yönetimi satış geliştirmek için önemlidir.

Satış personelleri için en etkili zaman yönetimi toplantılarını ve görevlerini planlamak, yapılacaklar listelerini derlemek, olası zaman kesintilerini en aza indirmek ve dikkat dağıtıcı unsurları ortadan kaldırmaktır. 

Yöneticiler için ise önemli projeleri ve müşterileri takip etmek, görevlerin son yapılma tarihlerinin ve mümkün olduğunca çalışanların günlük hareketlerinin takibinin yapılmasıdır. 

Inside Sales(Xant)’in yaptığı araştırmaya göre satış ekipleri zamanlarının %65’ini, satış yöneticileri ise zamanlarının %41’ini gelir getirmeyen faaliyetlere harcamaktadır.

ZAMAN NASIL KULLANILIYOR?

Satış Ekibi Yöneticilerinin zamanı 4 temel başlığa ayrılıyor. 

• %32’si satış personellerini yönetmek
• %26’sı toplanan bilgileri ve dokümanları yönetmek
• %23’ü  doğrudan müşteri etkileşimi
• %15’i idari görevler geçiyor. 

Satış personellerinin zamanı 5 temel başlığa ayrılıyor. 

• Zamanın sadece %35’i gelir getirici faaliyetlere ayrılıyor.
• %16’sı adres/lokasyon ararken,
• %12’si görüşmelere ön hazırlık, takvim planlama ve data toplama ile,
• %19’u merkez ofis ile iletişimde ve idari görevler ile,
• %18’i CRM programlarında geçiyor. 

Satış Ekibi Yöneticileri İçin Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

En değerli sermaye olan zamanın akıp gitmemesi için zaman yönetimi yapmayı öğrenmeniz gerekmektedir. Peki ama nasıl?

• Ekibinizin önceliklerini iyi planlayın ve planlamalarına yardımcı olun. İşleri ertelemek yerine, önemli görevlere odaklanmak ve tamamlamak verimliliği artıracak en önemli adımdır.
• Ekip arkadaşlarınızın çalışma ortamlarını düzenleyin. Dağıtıcı unsurların ortadan kalktığı ancak dinlenmeye de çalışmaya da elverişli ofisler satışlarınızı artıracaktır. 
• Zamanı takip edebilmek ve ekibi etkili şekilde yönetebilmek için bir yazılımdan destek alın. Teknoloji size zamanı daha verimli kullanmanız için yardımcı olur, boşa giden zamanı en aza indirir. 
• Ekibinizin zamanı nasıl geçirdiğini bilin. Örneğin çalışmak için ayırdıkları zamanı nasıl yönetiyorlar? Bunun takibini yapın. 
• Yapılacaklar listesi veya iş takibi listesi hazırlayın. Satış personellerine tanımlayacağınız görevler hem yapılması gerekenlerin unutulmamasını sağlar hem de kişilerin zamanlarını planlamalarına yardımcı olur.
• Ekip ile başarıya gitmenin, verimliliği artırmanın en etkili yolu iletişimdir. Özellikle sahada çalışan bir satış ekibiniz varsa verimliliklerini artırmak ve zamanlarını etkili şekilde planlamalarına yardımcı olabilmek için anlık mesaj veya sohbet yoluyla iletişimde olmanız zamandan tasarruf edilmesine katkı sağlayacaktır.
• Daha az sayıda ancak daha yoğun geçen toplantılar organize etmeye çalışın. Bir toplantının amacı ya bir karar vermek ya da bir eylemi birlikte tamamlamak değilse, toplantıyı iptal edin ve telefon/mail yoluyla iletişim kurun (örn. Belirli bir projedeki güncellemeler). Ofis toplantıları dışında telefon görüşmelerine veya video konferanslara geçin.

Satış Personelleri İçin Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?

• Verimlilik doğrudan enerji seviyenizle ilgilidir. En verimli saatlerinizi yani enerjinizin en yüksek olduğu zamanları keşfedin ve önemli işlerinizi bu zaman aralıkları içinde planlamaya çalışın. Örneğin sabah insanıysanız en önemli görüşmelerinizi sabah saatlerinde yapın. 
• Gününüzü bir gece önce planlayın. Yarın yapacağınız işlerinizi bilerek uykuya dalmak, bilinçaltınızı da harekete geçirir. Ve ertesi gün işlerinizi daha kolay yapmanıza yardımcı olur. 
• Tekrarlayan, önceden belli olan planlarınızı bir takvim yardımıyla otomatikleştirin. 
• Her görev için ne kadar zaman harcadığınızı biliyor musunuz? Bir zaman yönetim uygulaması ile üretkenliğiniz hakkında gerçek verilere sahip olabilirsiniz.
• Pomodoro tekniğini uygulamaya başlayın. Yani tüm dikkat dağıtıcı unsurları 25 dakika boyunca kapatın ve tek bir işe odaklanın. Bu teknik sayesinde verimliliğiniz artacaktır. 

5 Adımda Pomodoro Tekniği:

• Tamamlamanız gereken tek bir görev seçin.
• Zamanlayıcı ile 25 dakika sadece o görev üzerinde çalışın. 
• Zamanlayıcı bitene kadar sadece o işe odaklanın.
• 5 dakikalık kısa bir mola verin.
• Bu işlemleri 4 kez tekrarladıktan sonra 15.30 dakika arası uzun bir mola verin.